Aunque parece un aspecto sin importancia, para muchos expertos en tecnología puede ser un tanto ventajoso. Esto puede ser peligroso para la empresa, alguien sin la autorización puede acceder a todo el historial.

En él, no solo se puede ver lo que se ha impreso o ver qué persona ha realizado la acción. También se pueden realizar acciones más peligrosas para tu organización.

Conoce qué información puedes conseguir del historial de impresiones y por qué es importante que tengas cuidado con él. Y por supuesto, cómo evitar que usuarios externos tengan acceso.

Qué es el historial de impresiones

Antes de saber por qué es importante para tu empresa tener cuidado con el historial de las impresoras de gran formato, es necesario saber qué es exactamente.

El historial de impresiones es una recopilación de todos los documentos que se han enviado a imprimir desde cualquier dispositivo, como el ordenador o el móvil. Ambos dispositivos almacenan información de estas acciones, desde el usuario que lo ha impreso, la fecha de impresión e incluso datos del ordenador.

Como todo, esto tiene pros y contras. Las ventajas de este historial son que puede ayudarte a resolver algún problema o despiste. Como por ejemplo, si los documentos impresos han salido pero no están en la bandeja de salida y alguien los ha cogido por error.

Además, puede ayudarte a saber si el documento todavía no ha salido y aún está en la cola de impresión. Esto puede ser porque se ha bloqueado por un problema, si no es por falta de papel. El equipo puede requerir la intervención de un usuario, siendo la misma impresora quién avisa del problema.

Para ello, es necesario saber cómo quitar la intervención del usuario para poder continuar usando el equipo en la impresión de los documentos. Esto te permitirá no interrumpir la productividad de la empresa mientras se espera a un técnico especializado.

Por qué debes tener cuidado con el historial de la impresora

El historial de la impresora puede tener varias ventajas desde el punto de vista de la empresa, pero también puede provocar algunos inconvenientes que seguro quieres evitar. En Ofimática Samuel Zaragoza queremos que conozcas tanto los pros como los contras para que conozcas cómo puedes evitar algunos de estos inconvenientes.

Una de las desventajas más importantes es que, si un usuario externo y ajeno al negocio, consigue acceder al historial puede conseguir información confidencial de la empresa. Estos datos son accesibles para toda la red, siendo bastante fácil para un usuario con altos conocimientos de informática.

Además, también es posible conseguir estos datos desde la misma impresora, siempre que disponga de pantalla táctil y se conozcan que opciones hay que seleccionar para acceder a los datos confidenciales. Esto puede ser peligroso si algún empleado a ellos sin buenas intenciones.

Los datos del historial pueden contener información sobre la hora de impresión de cada documento, las veces que un documento se ha enviado a la impresora, incluso es posible saber exactamente qué se ha imprimido desde los dispositivos móviles.

Cómo evitar el acceso al historial de impresiones

Ahora ya conoces la importancia que tiene el historial de la impresora y por qué debes tener cuidado con él para evitar que accedan a datos confidenciales de la empresa. Para conseguirlo, lo más recomendable es eliminar el historial de forma frecuente, pero también hay otras opciones.

Puedes habilitar la impresión confidencial para todos los documentos impresos en el negocio, esto permite proteger la información con una contraseña y realizando un paso de autentificación.  En especial, esto ha sido diseñado para las empresas y negocios que manejan información sensible.

Otra opción es desactivar la opción del historial de impresiones, evitando que ninguna información se almacene en los dispositivos.

Estas son algunas de las medidas de seguridad que puedes realizar para evitar los problemas o inconvenientes ocasionados por el historial de impresiones. Si te preocupa la seguridad de tu empresa, puedes contactar con nuestros expertos para conocer las mejores soluciones según las necesidades de tu negocio.

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Muchas veces es la misma impresora la que nos advierte de un error y nos indica cual es la naturaleza del problema. Pero ante el mensaje ‘’se requiere la intervención del usuario‘’ muy pocos saben cómo actuar. Siguiendo estos sencillos pasos podrás volver a imprimir con total normalidad y con la calidad que esperabas.

Elimina la cola de impresión

La ausencia de papel o de tinta puede ser la causa de la detención de la impresora. Así que intenta que siempre haya papel y que esté bien puesto. Trata de ajustar folio a folio y comprueba que las hojas encajan bien.

No obstante, si la impresora dispone de suficiente papel y tinta y aparece el mensaje ‘’se requiere la intervención del usuario‘’, puede que haya un fallo en el sistema o en la red. En ese caso, deberás proceder a eliminar la cola de impresión.

En la barra de tareas del inferior izquierdo de la pantalla, busca Impresoras y Escáneres. Una vez tengas localizada la impresora que está causando el problema (la impresora deberá estar conectada a la red), clícala con el botón izquierdo. De las opciones que aparezcan, selecciona ‘’Abrir cola’’ y procede a eliminarla, simplemente seleccionando y suprimiendo los archivos.

Reinicie tanto el equipo como la impresora

Si eliminar la cola de impresión no ha surtido efecto en el fallo de la impresora, reiniciarla puede ayudar a resolver las condiciones de error. Es conveniente que reinicies también el equipo, ya que están sincronizados.

Recuerda desconectar el cable de alimentación tanto de la pared como de la toma posterior de la impresora. Y espera, al menos, 60 segundos en volver a conectarlo.

Herramienta para resolver problemas de impresión

El sistema de Windows 7 y todos sus posteriores incluyen una herramienta para solucionar posibles problemas de impresión. Es tan fácil como buscar en la barra de tareas ‘’Solucionar problemas’’. Una vez abierta la ventana, busca la opción ‘’Usar una impresora’’ e intenta seguir las indicaciones al pie de la letra. Intenta imprimir después de seguir todas las instrucciones para ver si se ha solucionado el problema.

Crea una conexión manual

Esta opción solo es posible si la impresora ya está configurada en la red. Una vez comprobada la configuración de red, imprime un informe de prueba inalámbrica a través de la impresora. Si la impresora cuenta con una pantalla, accede al menú de configuración de red. Si no tiene pantalla, hágalo usando los botones del panel de control de la impresora (si no sabes cómo hacerlo, consulta la Guía del Usuario).

En el informe, observa el estado (status) de la red para tu tipo de conexión. Si el estado no es conectado es que la impresora está desconectada de la red. Si el problema persiste, busca la dirección URL del Servidor web incorporado en el informe y escribe la URL en el navegador de Internet.

Haz clic en Red o Redes e indica tu tipo de red (cableada o inalámbrica). Entonces, selecciona la opción IP manual y, seguidamente, en dirección IP Manual, donde las direcciones se rellenarán automáticamente. Si no se rellenan de forma automática, escríbelos siguiendo los números que aparecen en el informe. Haz clic en aplicar y espera a que se confirmen los cambios.

Añade un segundo dispositivo de la impresora a la red

Una vez configurada la dirección IP Manual, tan solo tienes que agregar un puerto de impresora que coincida con esa nueva dirección IP. Esto se gestiona mediante la opción de Propiedades de impresión. Clica en Puertos y, seguidamente, en la opción de Agregar puerto. Una vez hecho esto, intenta imprimir.

Como ves, el mensaje ‘’se requiere la intervención del usuario‘’ en una impresora puede tener varias causas y resolverse de varias maneras. No obstante, si ninguno de los pasos descritos anteriormente ha sido efectivos, sería conveniente llamar al servicio técnico. Si el problema persiste, tal vez sea necesario reparar o reemplazar el producto.

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