La gestión documental eficiente se ha convertido en una prioridad para empresas de todos los tamaños. El paso del papel al PDF no solo mejora la organización, sino que también optimiza el espacio, reduce costes y facilita el acceso a la información.
Digitalizar los documentos permite un ahorro en espacio físico, acceso rápido y desde cualquier lugar con un sistema de almacenamiento en la nube o en red, mayor seguridad y respaldo con contraseñas y copias de seguridad automáticas, y el cumplimientos normativo de protección de datos y conservación documental.
En el artículo de hoy, en Ofimática Samuel Zaragoza, te explicamos cómo escanear y archivar documentos de forma profesional en cinco sencillos pasos, para evitar errores comunes y lograr la eficiencia.
Paso 1: Prepara tus documentos
Antes de proceder al escaneo, asegúrate de que tus documentos estén limpios y libres de grapas, clips o dobleces que puedan atascar el escáner. Clasifícalos por tipo o fecha para facilitar el proceso de organización posterior.
Paso 2: Elige el equipo adecuado
No todos los escáneres son iguales así que, dependiendo del volumen y tipo de documentos, puedes optar por:
- Escáneres de sobremesa: perfectos para oficinas pequeñas o uso ocasional.
- Escáneres de alimentación automática: Ideales para grandes volúmenes, al escanear múltiples páginas en poco tiempo.
- Multifuncionales (impresora + escáner): una opción versátil para combinar funciones de impresión, copiado y escaneado.
Paso 3: Configura correctamente el escaneo
Ajusta la resolución, selecciona blanco y negro si no necesitas color, y guarda en PDF con OCR (reconocimiento óptico de caracteres) activado. Si escaneas varios documentos relacionados, únelos en un solo archivo para mantener la coherencia.
Paso 4: Nombra y organiza los archivos
Un sistema de nombres coherente es clave. Incluye elementos como fecha, tipo de documento y cliente o proyecto. Ejemplo: 2025-07_Factura_ClienteX.pdf
Guarda los documentos en carpetas organizadas por año, tipo o departamentos, y si utilizas una solución en la nube como Google Drive, Dropbox o un servidor NAS, asegúrate de que esté correctamente compartido y respaldado.
Paso 5: Establece una rutina
La digitalización debe formar parte de tu flujo de trabajo habitual. Establece un día a la semana o al mes para escanear documentos pendientes y revisar la organización de tus archivos digitales. Esto evitará acumulaciones y la información estará siempre actualizada.
*Extra: Automatiza el proceso
Si tu volumen documental es alto, puedes considerar soluciones de software para gestión documental (DMS) que te permitan automatizar el etiquetado, archivo y búsqueda de documentos. Algunos sistemas incluso se integran directamente con tus escáneres y plataformas de trabajo.
Conclusión
Pasar del papel al PDF no es solo una cuestión de modernidad: es una estrategia inteligente para ahorrar tiempo, dinero y mejorar la productividad en tu empresa. Con el equipo adecuado y una buena organización, podrás decirle adiós al caos del papel y dar la bienvenida a una oficina más eficiente y sostenible.
En Ofimática Samuel Zaragoza te recomendamos las mejores soluciones para mejorar los procesos en tu negocio. No dudes en contactar con nosotros para dar el salto digital con todo lo que necesitas.
