Cuando se trata de optimizar el funcionamiento diario de una oficina, contar con el equipamiento adecuado es una de las decisiones más importantes. La gestión de documentos sigue siendo una parte esencial en la mayoría de empresas, independientemente del sector. Por eso, elegir entre una impresora o un equipo multifunción no es una cuestión menor.
Aunque a simple vista pueden parecer similares, ambos dispositivos están diseñados para cubrir necesidades distintas. Mientras que una impresora puede ser más que suficiente en entornos con requerimientos simples y puntuales, un equipo multifunción es capaz de concentrar en un solo aparato varias tareas clave diferentes.
En el artículo de hoy, en Ofimática Samuel Zaragoza te ayudamos a despejar dudas: qué ventajas ofrece cada equipo y qué factores hay que considerar para escoger correctamente.
La impresora: la vieja aliada de las empresas
Una impresora está diseñada exclusivamente para la impresión de documentos, ya sea de inyección de tinta, láser o térmica, y está orientada a quienes necesitan imprimir de forma ocasional o en volúmenes bajos.
Entre sus ventajas destacan:
- Precio inicial más bajo
- Tamaño más compacto
- Ideal para tareas sencillas de impresión en oficinas pequeñas o puestos individuales
Una impresora básica puede ser suficiente si tu empresa no necesita escanear, copiar o enviar documentos por fax.
Equipos multifunción: modernidad integrada
Los equipos multifunción combinan varias funcionalidades en un solo dispositivo: impresión, escaneado y copia, e incluso fax y conectividad en red o inalámbrica. Son ideales para oficinas que necesitan un flujo documental más dinámico y centralizado.
Entre sus beneficios se señalan:
- Ahorro de espacio y recursos
- Mayor eficiencia en la gestión documental
- Escaneo directo a email, almacenamiento en red o en la nube
- Funciones avanzadas como impresión móvil o gestión de usuarios
Si tu empresa gestiona documentos en papel de forma habitual, ya sea imprimiendo informes, escaneando contratos o archivando documentación digital, un equipo multifunción es la mejor inversión. También es la solución ideal si quieres optimizar procesos y facilitar el trabajo colaborativo entre departamentos.
¿Qué factores hay que tener en cuenta para elegir?
- Volumen mensual de impresión: si tu negocio supera las 1.000 copias al mes, el equipo multifunción es prácticamente imprescindible.
- Espacio disponible: aunque los multifunción han reducido su tamaño, si el espacio es muy limitado, una impresora compacta puede ser más práctica.
- Tipo de documentos: si solo necesitas impresiones sencillas, puedes optar por una impresora. Pero si trabajas con documentos que deben ser escaneados o copiados, el equipo multifunción es más completo.
- Número de usuarios: en oficinas con varios empleados, un equipo multifunción conectado en red permite centralizar tareas y mejorar la organización.
Conclusión
En definitiva, no existe una única respuesta correcta a la pregunta de si tu empresa necesita una impresora o un equipo multifunción. La elección dependerá del tamaño de tu oficina, del número de usuarios, del volumen de impresión mensual y de las funcionalidades que realmente vas a utilizar en el día a día.
En Ofimática Samuel Zaragoza contamos con los mejores equipos de impresión y multifunción, asegurando calidad y resultados. No dudes en contactar con nosotros para descubrir cuál es la solución que mejor se adapta a tu negocio.
